Statuten
Statuten en huishoudelijk reglement der NatuurWetenschappelijke StudieVereniging Helix
Statuten der NWSV Helix
NAAM, ZETEL EN DUUR
Artikel 1
De vereniging draagt de naam: NatuurWetenschappelijke StudieVereniging Helix, afgekort “Helix”, dan wel NWSV Helix.
De vereniging is gevestigd te Utrecht.
De vereniging is aangegaan voor onbepaalde tijd.
DOEL
Artikel 2
De vereniging stelt zich ten doel:
het behartigen van de belangen van haar leden;
het bevorderen van contact onder- en de samenwerking tussen haar leden, zulks in de ruimste zin; en
het bevorderen van de bachelorstudie Natuurwetenschap & Innovatiemanagement, de masterstudie Science and Innovation Management, alle overige studies verder gedefinieerd in het Huishoudelijk Reglement, en al hetgeen daarmede in de ruimste zin genomen verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn.
De vereniging tracht haar doel te bereiken door:
het organiseren van studiegerelateerde activiteiten;
het uitgeven van een officieel orgaan, waarin in ieder geval de activiteiten van de vereniging worden aangekondigd;
het bemiddelen bij de aankoop van studiematerialen;
het organiseren van contactavonden en feesten;
het organiseren van een introductie voor beginnende studenten aan de in het Huishoudelijk Reglement gedefinieerde studies; en
het aanwenden van alle andere wettige middelen welke voor het bereiken van het gestelde doel nuttig of nodig worden geacht.
VERENIGINGSJAAR
Artikel 3
Het verenigingsjaar loopt van één augustus tot en met eenendertig juli daaropvolgend; het op één november tweeduizend vier aangevangen verenigingsjaar eindigt eenendertig juli tweeduizend vijf.
LIDMAATSCHAP
Artikel 4
De vereniging bestaat uit:
leden;
oud-leden;
ereleden; en
donateurs.
Slechts gewonen leden zijn leden in de zin van de wet.
Leden zijn zij, die als zodanig door het bestuur zijn toegelaten; tot lid kunnen slechts worden toegelaten:
studenten van de studies, die als zodanig staan ingeschreven bij de faculteit Geowetenschappen van de Universiteit Utrecht,
studenten van studies die nader worden aangeduid in het Huishoudelijk Reglement,
danwel andere personen die naar het oordeel van het bestuur als lid dienen te worden toegelaten. Bij niet toelating door het bestuur kan de algemene vergadering alsnog tot toelating besluiten.
Oud-leden zijn zij die als zodanig door het bestuur zijn toegelaten; tot oud-lid kunnen slechts worden toegelaten personen die lid zijn geweest.
Ereleden zijn zij, die wegens hun buitengewone verdiensten jegens de vereniging of in het kader van de doelstellingen van de vereniging op voorstel van leden, als zodanig door de algemene vergadering zijn benoemd. Ereleden kunnen tevens lid van de vereniging zijn.
Donateurs zijn zij, die zich tegenover de vereniging verbinden tot het storten van een jaarlijkse door de algemene vergadering vast te stellen minimumbijdrage en door het bestuur als zodanig zijn toegelaten.
Het bestuur houdt een register, waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen.
CONTRIBUTIE
Artikel 5
Leden zijn verplicht tot betaling van een contributie, vast te stellen door de algemene vergadering. Zij kunnen in categorieën worden ingedeeld, die een verschillende bijdrage betalen.
Het bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot betalen van contributie of bijdrage te verlenen.
EINDE VAN HET LIDMAATSCHAP
Artikel 6
Het lidmaatschap eindigt door:
overlijden;
opzegging door het lid;
opzegging namens de vereniging. Deze kan geschieden wanneer een lid heeft opgehouden aan de vereisten voor het lidmaatschap te voldoen, wanneer hij zijn verplichtingen jegens de vereniging niet nakomt, alsook wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevraagd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren; en
ontzetting. Deze kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de Statuten, reglementen of besluiten der vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
Opzegging van het lidmaatschap door het lid of door de vereniging kan slechts schriftelijk geschieden met inachtneming van een opzeggingstermijn van vier weken. Echter kan het lidmaatschap onmiddellijk worden beëindigd indien van de vereniging redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
Een opzegging in strijd met het bepaalde in het vorige lid, doet het lidmaatschap eindigen op het vroegst toegelaten tijdstip, volgende op de datum waartegen was opgezegd.
In ieder geval kan een lid binnen één maand nadat hem een besluit, waarbij de verplichtingen van de leden worden verzwaard, bekend is geworden of is medegedeeld, door opzegging van zijn lidmaatschap de toepasselijkheid van dit besluit te zijnen opzichte uitsluiten. Het vorenstaande is niet van toepassing op verplichtingen van geldelijke aard.
Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur.
Van een besluit tot opzegging van het lidmaatschap door de vereniging op grond van het feit dat redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren en van een besluit tot ontzetting uit het lidmaatschap, staat de betrokkene na ontvangst van het besluit, beroep open op de eerstvolgende algemene vergadering. Hij wordt daartoe ten spoedigste schriftelijk van het besluit met opgave van redenen in kennis gesteld. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst.
Wanneer het lidmaatschap in de loop van een vereni-gingsjaar eindigt, blijft desalniettemin de over die periode door de algemene vergadering vastgestelde contributie voor het geheel verschuldigd.
RECHTEN DONATEURS
Artikel 7
Donateurs hebben geen andere rechten dan die welke hun bij of krachtens de Statuten of het Huishoudelijk Reglement zijn toegekend.
De rechten van een donateur kunnen te allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd, behoudens dat de jaarlijkse bijdrage over het lopende verenigingsjaar voor het geheel verschuldigd blijft.
Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur of op voorstel van de algemene vergadering.
HET BESTUUR
Artikel 8
Het bestuur bestaat uit tenminste drie personen. De benoeming geschiedt door de algemene vergadering uit de leden en oud-leden, behoudens het bepaalde in lid 2. Het aantal bestuurders wordt vastgesteld door de algemene vergadering, dit aantal wordt als voltallig beschouwd.
Kandidaten voor het bestuur kunnen worden gesteld door het bestuur, alsmede op voorstel van tenminste tien leden uit de leden en oud-leden.
De voorzitter, secretaris en penningmeester van het bestuur vormen het dagelijks bestuur.
Een niet-voltallig bestuur behoudt volledig haar rechtsbevoegdheid, behoudens het bepaalde in artikel 12 lid 1.
DUUR, EINDE BESTUURSLIDMAATSCHAP, SCHORSING
Artikel 9
Elk bestuurslid treedt uiterlijk een jaar na zijn benoeming af volgens een door het bestuur op te maken rooster van aftreden. De aftredende is slechts voor één nieuwe termijn herbenoembaar.
Het bestuurslidmaatschap eindigt door:
het eindigen van het lidmaatschap van de vereniging;
het bedanken van het bestuurslid zelf;
het verlies van het vrije beheer over eigen vermogen.; en
ontslag of schorsing door de algemene vergadering. Een schorsing die niet binnen drie maanden gevolgd wordt door een besluit tot ontslag, eindigt door het verloop van die termijn.
Bij één of meerdere vacatures in het bestuur, vormen de overige leden het bestuur, alsof dit voltallig was, behoudens het bepaalde in artikel 12. Het bestuur is verplicht binnen redelijke termijn een algemene vergadering bijeen te roepen om in de vacature(s) te voorzien.
BESTUURSFUNKTIES EN BESLUITVORMING VAN HET BESTUUR
Artikel 10
Het bestuur benoemt uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester, en zodanig andere functionarissen als het wenselijk acht. Een bestuurslid kan meer dan één functie bekleden.
Het bestuur vergadert zo dikwijls dit ingevolge de Statuten nodig is of de voorzitter of een ander bestuurslid zulks wenst. De bestuursvergadering is besloten, tenzij het bestuur hiertoe anders besluit.
Geen besluiten kunnen worden genomen indien niet tenminste de helft van de bestuursleden aanwezig is. Een bestuurslid kan zich ter vergadering laten vertegenwoordigen door een ander bestuurslid door overlegging van een schriftelijke volmacht, één en ander met dien verstande dat een bestuurslid slechts voor één ander bestuurslid als gevolmachtigde kan optreden.
Alle bestuursbesluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van stemmen.
Van het verhandelde in elke vergadering worden door de notulist notulen opgesteld, die na vaststelling door het bestuur door de voorzitter en de notulist worden ondertekend.
Het in de vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter omtrent de uitslag van een stemming is beslissend.
Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voorzover wordt gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van dit oordeel de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, wanneer de meerderheid der vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
BESTUURTAAK EN BEVOEGDHEID
Artikel 11
Het bestuur bepaalt met inachtneming van de bevoegdheden der algemene vergadering het beleid der vereniging, draagt zorg voor de handhaving van de Statuten en de uitvoering van de besluiten der algemene vergadering.
Het bestuur is gerechtigd in te stellen en op te heffen adviserende commissies, wier instructies het vaststelt en commissies ter uitvoering van een welomschreven gedeelte van zijn taak.
Het bestuur is, mits met schriftelijke goedkeuring van de algemene vergadering, bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt. Op het ontbreken van deze goedkeuring kan tegen een derde een beroep worden gedaan.
VERTEGENWOORDIGING
Artikel 12
De vereniging wordt vertegenwoordigd door het bestuur danwel door tenminste twee leden van het bestuur, tezamen handelend.
Het bestuur kan ook krachtens volmacht andere personen bevoegdheid tot vertegenwoordiging toekennen.
JAARVERSLAG-, REKENING EN VERANTWOORDING
Artikel 13
Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanige aantekeningen te houden, dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
Het bestuur brengt op de, in artikel 14 lid 2 genoemde, jaarvergadering, behoudens uitstel door de algemene vergadering, zijn jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting der goedkeuring van de kascontrolecommissie, als genoemd in lid 3, aan de vergadering voor. Deze stukken worden ondertekend door alle leden van het bestuur; ontbreekt ondertekening van één of meer hunner, dan wordt daarvan onder opgave van reden melding gemaakt. Na verloop van de termijn kan ieder lid van het bestuur in rechte vorderen dat zij deze verplichting nakomen.
De algemene vergadering benoemt jaarlijks uit de leden een kascontrolecommissie van tenminste twee personen. Leden van de kascontrolecommissie dienen binnen de vereniging geen bestuursfuncties noch functies te bekleden welke het beheren van geld in haar takenpakket heeft. De commissie onderzoekt, alvorens de stukken van de jaarvergadering ter inzage liggen, de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de algemene vergadering verslag uit van haar bevindingen. Tevens voert de commissie tussentijdse controle(s) uit.
Vereist het onderzoek van de rekening en verantwoording bijzondere boekhoudkundige kennis, dan kan de kascontrolecommissie zich door een deskundige doen bijstaan. Het bestuur is verplicht aan de commissie alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en waarden te vertonen en inzage van de boeken en bescheiden der vereniging te geven.
De opdracht van de kascontrolecommissie kan te allen tijde door de algemene vergadering worden herroepen, doch slechts door de benoeming van een andere commissie.
Het bestuur is verplicht de bescheiden bedoeld in de leden 1 en 2, tien jaar lang te bewaren.
ALGEMENE VERGADERING
Artikel 14
Aan de algemene vergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de Wet of de Statuten aan het bestuur zijn opgedragen.
Jaarlijks, uiterlijk twee maanden na afloop van het verenigingsjaar, wordt een algemene vergadering – de jaarvergadering – gehouden.
In deze jaarvergadering komen onder meer aan de orde:
het jaarverslag en de rekening en verantwoording bedoeld in artikel 13 met het verslag van de aldaar bedoelde commissie; alsmede de begroting en beleidsdoelstellingen voor het komende jaar;
de benoeming van de in artikel 13 genoemde kascontrolecommissie voor het volgende verenigingsjaar; en
voorziening in eventuele vacatures en vaststelling van het aantal bestuurders.
Andere algemene vergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit wenselijk oordeelt doch tenminste één maal in de zes maanden.
Voorts is het bestuur op schriftelijk verzoek van tenminste een zodanig aantal leden als bevoegd is tot het uitbrengen van één/tiende gedeelte der stemmen, verplicht tot het bijeenroepen van een algemene vergadering op een termijn van niet langer dan vier weken. Indien aan het verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan overeenkomstig artikel 15.
De kascontrolecommissie kan het bestuur verplichten tot het bijeenroepen van een algemene vergadering. Indien aan het verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan overeenkomstig artikel 15.
De algemene vergadering is alleen dan bevoegd besluiten te nemen, indien het, in het Huishoudelijk Reglement gedefinieerde, quorum behaald is.
WIJZE BIJEENROEPING EN TOEGANG
Artikel 15
De algemene vergaderingen worden bijeengeroepen door het bestuur. De oproeping geschiedt mondeling of schriftelijk aan de adressen van de leden en donateurs, volgens het ledenregister. De termijn van oproeping bedraagt tenminste zeven dagen.
Bij de oproeping worden de te behandelen onderwerpen vermeld.
Toegang tot de algemene vergadering hebben alle leden en donateurs der vereniging. Over toelating van andere dan de hiervoor bedoelde personen beslist de algemene vergadering.
STEMRECHT EN BESLUITVORMING
Artikel 16
In vergaderingen en bijeenkomsten hebben alle leden stemrecht. Ieder lid is bevoegd zijn stem te doen uitbrengen door een schriftelijk daartoe gevolmachtigd ander lid. Ieder lid kan slechts voor twee volmachtgevers een stem uitbrengen.
Besluiten worden genomen bij meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen, tenzij in de Statuten anders is bepaald. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht.
Indien de stemmen staken over een voorstel dat niet verkiezing van personen raakt, is het voorstel verworpen.
Stemming over personen geschiedt schriftelijk tenzij de vergadering besluit tot stemming bij acclamatie.
Indien er gestemd wordt over vacatures, vindt stemming plaats op twee kandidaten, tenzij één vacature te vervullen is. In dit geval wordt slechts op één persoon een stem uitgebracht. De kandidaten met de meeste stemmen worden gekozen. Indien bij stemming tussen personen de stemmen staken, vindt herstemming plaats tussen de personen waarvoor de stemmen staken. Indien dit geen uitkomst biedt, beslist het lot wie van deze is gekozen.
Het ter algemene vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter, dat door de vergadering een besluit is genomen, is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover gestemd werd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van dit oordeel de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, wanneer de meerderheid der vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
VOORZITTERSCHAP EN NOTULEN
Artikel 17
De algemene vergaderingen worden geleid door de voorzitter van de vereniging of zijn plaatsvervanger. Ontbreken de voorzitter en zijn plaatsvervanger, dan treedt één der andere bestuursleden door het bestuur aan te wijzen, als voorzitter op. Wordt ook op deze wijze niet in het voorzitterschap voorzien, dan voorziet de vergadering daarin zelve.
Van het verhandelde in elke vergadering wordt door de secretaris van het bestuur of een ander, door de voorzitter van de algemene vergadering daartoe aangewezen, persoon notulen gemaakt, die na vaststelling door de algemene vergadering door de voorzitter en de notulist worden ondertekend. De inhoud van de notulen wordt ter kennis van de leden gebracht.
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Artikel 18
Bij een Huishoudelijk Reglement kan al datgene geregeld worden, waarvan een nadere regeling gewenst wordt geacht. Het Huishoudelijk Reglement mag geen bepalingen bevatten, die in strijd zijn met de Statuten of de Wet.
Het Huishoudelijk Reglement wordt vastgesteld en gewijzigd door de algemene vergadering. De tekst daarvan moet letterlijk met eventuele toelichting tenminste zeven dagen voor deze vergadering aan de afzonderlijke leden worden voorgelegd.
STATUTENWIJZIGING
Artikel 19
In de Statuten van de vereniging kan geen verandering worden aangebracht dan door een besluit van de algemene vergadering.
Tenminste zeven dagen voor de algemene vergadering dient een afschrift van het voorstel waarin de voorgestelde wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage te liggen tot na afloop van de dag, waarop de vergadering wordt gehouden.
Het voorstel voor het besluit tot wijziging van de Statuten kan slechts worden genomen met een meerderheid van twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen. De wijziging moet tenminste in twee achtereenvolgende algemene vergaderingen behandeld worden, waarbij in de laatste vergadering –te houden niet eerder dan veertien dagen doch niet later dan dertig dagen na de eerste vergadering- slechts over de voorgestelde wijzigingen besluitvorming plaats dient te vinden.
De Statutenwijziging treedt niet in werking, dan nadat daarvan een notariële akte is opgesteld. Tot het doen verlijden van deze akte is iedere bestuurder bevoegd.
ONTBINDING
Artikel 20
De vereniging kan worden ontbonden door een besluit van de algemene vergadering. Het bepaalde in artikel 19 is van overeenkomstige toepassing.
Het batig saldo na vereffening wordt aangewend voor door de algemene vergadering te bepalen zodanige doeleinden als het meest met het doel van deze vereniging overeenstemmen.
Het op het ogenblik van ontbinding zitting hebbende bestuur is met de afwikkeling van de vereffening belast, tenzij bij het besluit tot ontbinding door de algemene vergadering andere vereffenaars zijn aangewezen.
De vereniging blijf na ontbinding voortbestaan voor zover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. In stukken en aankondigingen die van haar uitgaan, moet aan haar naam worden toegevoegd: in liquidatie.
De boeken en bescheiden van een ontbonden rechtspersoon moeten worden bewaard gedurende de wettelijke termijn na afloop van de vereffening. Bewaarder is degene die alszodanig door de vereffenaars is aangewezen, tenzij bij het besluit tot ontbinding door de algemene verga-dering een andere bewaarder is aangewezen.
SLOTBEPALING
Artikel 21
In alle gevallen waarin door de Statuten en het Huishoudelijk Reglement niet wordt voorzien of waarin omtrent de bedoeling of de omvang van het bepaalde twijfel rijst, beslist het bestuur.
Bij gebleken leemten doet het bestuur zo spoedig mogelijk een voorstel aan de algemene vergadering om daarin te voorzien, onverminderd de bevoegdheid van lid 1.
Huishoudelijk reglement der NWSV Helix
Behoudens wettelijke bepalingen en het bepaalde in de Statuten worden de interne aangelegenheden van de vereniging geregeld door dit Huishoudelijk Reglement en de besluiten genomen door de algemene vergadering.
ALGEMEEN
Artikel 1
Ieder lid van de vereniging dient op de hoogte te zijn van en zich te houden aan de bepalingen als zodanig opgesteld in dit reglement. Bij overtreding van deze bepalingen kan het bestuur overgaan tot het schorsen van het desbetreffende lid.
Onderdeel van dit Huishoudelijk Reglement zijn de richtlijnen voor bestuur, commissies, disputen en het gebruik van Helixkamer(s).
Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement kunnen aangebracht worden door de algemene vergadering indien bij de bijeenroeping van de algemene vergadering uitdrukkelijk is vermeld dat een wijziging in het Huishoudelijk Reglement in stemming gebracht zal worden. De wijzigingen moeten met een meerderheid van twee/derde van de stemmen worden aangenomen.
Indien een groep van leden, oud-leden, ereleden en/of donateurs zich onder één naam en eenzelfde doelstelling wenst te verenigen binnen de NWSV Helix, dient de algemene vergadering hiervoor toestemming te verlenen. Op dit verband van leden zijn de richtlijnen van disputen, zoals elders in dit Huishoudelijk Reglement opgesteld, van toepassing. Het is mogelijk een afwijkende term te gebruiken om genoemd verband aan te duiden.
Wanneer in artikel 2 van de Statuten gesproken wordt over de studies, wordt hiermede bedoeld de doctoraalopleidingen Natuurwetenschappen, Natuurwetenschappen en Bedrijf & Bestuur, afgekort “NWBB” en Natuurwetenschap & Innovatiemanagement, afgekort “NW&I”, de bacheloropleiding Natuurwetenschap & Innovatiemanagement, afgekort “NW&I” alsmede de masteropleiding Science and Innovationmanagement.
Wanneer in artikel 4 lid 2b van de statuten gesproken wordt over de studies, wordt hiermede bedoeld: geen enkele.
De vereniging aanvaardt geen wettige aansprakelijkheid.
CONTRIBUTIE
Artikel 2
De hoogte van de contributie en/of de vorm waarin de contributie geheven wordt kan tijdens de jaarvergadering gewijzigd worden. Het als zodanig vastgestelde bedrag zal met ingang van het volgende verenigingsjaar gehanteerd worden.
DONATEURS
Artikel 3
De donateurs dienen voor het einde van het verenigingsjaar aan hun betalingsverplichting te voldoen. Bij niet tijdige betaling zegt het bestuur het donateurschap op.
ALGEMENE VERGADERING
Artikel 4
De algemene vergaderingen worden niet gehouden gedurende de academische vakanties en op zater-, zon- en feestdagen.
Voor het bijeenroepen van de algemene vergadering gebruikt het bestuur meerdere publicitaire middelen om de leden op de hoogte te stellen, waaronder in ieder geval de website van Helix.
De voorzitter van de algemene vergadering, verder te noemen de voorzitter, is belast met het handhaven van de orde tijdens de algemene vergadering. Daartoe kan hij de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen.
Bij aanvang van de vergadering noteert een speciaal hiervoor te benoemen stemcommissie, die gevormd wordt door een bestuurslid en leden die zich niet verkiesbaar hebben gesteld, de namen van de aanwezigen of laat een intekenlijst rondgaan. Bij twijfel over lidmaatschap is de stemcommissie bevoegd de personen te vragen zich te legitimeren. Slechts hij, wiens naam op de presentielijst voorkomt, wordt geacht ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd te zijn geweest. De voorzitter benoemt deze stemcommissie. De algemene vergadering kan hiertegen bezwaar maken. De vergadering draagt dan zelf zorg voor de vorming van een stemcommissie.
Voorstellen voor agendapunten door leden kunnen uiterlijk acht dagen voor de te houden algemene vergadering worden ingediend. Deze voorstellen zullen, indien ondertekend door tenminste drie leden, in de agenda worden opgenomen.
Op voordracht van de voorzitter wordt na opening van de vergadering de definitieve agenda door de algemene vergadering vastgesteld.
Tijdens het vaststellen van de agenda kunnen door de leden agendapunten worden ingediend. De algemene vergadering bepaalt of deze punten op de agenda komen. Doch slechts alleen acht dagen voor de algemene vergadering ingediende agendapunten kunnen besluitvormend behandeld worden.
Schriftelijke voorstellen dienen uiterlijk zeven dagen van tevoren inzichtelijk te zijn.
Alle aanwezigen dienen zich gedurende de algemene vergadering ordentelijk en gedisciplineerd te gedragen.
Indien een aanwezige zich misdraagt of zich onwelvoeglijke uitdrukkingen veroorlooft, kan de voorzitter deze persoon tot de orde roepen.
Bij herhaalde verstoring van de orde kan de voorzitter de ordeverstoorder uit de vergadering doen verwijderen.
Niemand voert het woord totdat dit hem verleend is door de voorzitter. Deze verleent het woord aan aanwezigen zo mogelijk in volgorde waarin het werd aangevraagd.
Alleen de voorzitter is bevoegd aanwezigen in de rede te vallen en alleen indien hij de spreker tot de orde wil roepen of hem bepalingen van de Statuten of het Huishoudelijk Reglement in herinnering wil brengen.
Indien een spreker van het aan de orde zijnde onderwerp afwijkt roept de voorzitter hem tot de orde. Bij voortdurende afwijking van het onderwerp kan de voorzitter hem het woord ontnemen.
Indien de voorzitter oordeelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging.
Elk lid kan middels een voorstel van orde sluiting of heropening van de beraadslaging voorstellen.
Een voorstel van orde mag te allen tijde ingediend worden en wordt onmiddellijk in stemming gebracht.
Elk lid kan een voorstel indienen tot wijziging van de volgorde of tot splitsing van de te behandelen voorstellen.
Voorstellen kunnen zowel schriftelijk als mondeling worden ingediend. Schriftelijke voorstellen dienen te zijn ondertekend. Alle voorstellen worden zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval ter vergadering in behandeling genomen. Echter alleen voorstellen en voorstellen van orde van toepassing op de agenda, voorgelegd zoals in artikel 15 van de Statuten, kunnen besluitvormend behandeld worden.
Elk lid kan amendementen op de in behandeling zijnde voorstellen indienen.
Ingediende amendementen worden voor het voorstel in stemming gebracht in de volgorde van indiening. Meent de voorzitter echter dat een later ingediend amendement verder strekt dan een voorafgaand, dan wordt het verst strekkende amendement het eerst in stemming gebracht.
Indien op enig voorstel geen wijzigingen meer worden voorgesteld en de beraadslaging erover gesloten is, wordt tot stemming van het voorstel overgegaan. De vergadering kan besluiten eerst te stemmen over onderdelen van het voorstel en daarna over het voorstel in zijn geheel.
Het quorum is behaald indien minimaal één/zevende van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig of vertegenwoordigd is, waarbij een aantal van zevenendertig in ieder geval volstaat, ongeacht het aantal stemgerechtigde leden. Indien in een vergadering niet het vereiste aantal leden aanwezig of vertegenwoordigd is, wordt een nieuwe vergadering bijeengeroepen, te houden tenminste veertien dagen later, doch uiterlijk binnen dertig dagen na de eerste. In deze vergadering kan een besluit worden genomen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden.
Stemming over zaken geschiedt bij het opsteken van vingers, tenzij de vergadering schriftelijke stemming wenst.
De algemene vergadering bevat in ieder geval de volgende agendapunten: opening, uitslag telling der stemmen, vaststellen agenda, rondvraag en sluiting. De vergadering wordt geopend en gesloten door de voorzitter. Bij de rondvraag kunnen vragen worden gesteld aan het bestuur. Tevens kunnen noodzakelijke mededelingen worden gedaan.
Bij schriftelijke stemming gebeurt het uitdelen, innemen en tellen van de stembriefjes door de stemcommissie.
Bestuursleden mogen in het bezit zijn van machtigingen van leden. Bij stemming dienen deze machtigingen echter als blanco stem te worden uitgebracht.
RAAD VAN ADVIES
Artikel 5
De leden van de Raad van Advies worden benoemd voor één jaar en zijn onbeperkt herkiesbaar; tussentijdse uittreding is mogelijk.
De Raad van Advies heeft als taak het bestuur gevraagd en ongevraagd te adviseren in verenigings- danwel bestuurszaken.
Zaken besproken met de Raad van Advies dienen vertrouwelijk behandeld te worden.
De Raad van Advies kan te allen tijde een vergadering met het bestuur bijeenroepen.
De Raad van Advies wordt samengesteld door het bestuur.
OVERIGE BEPALINGEN
Artikel 6
Naast de Statuten en dit Huishoudelijk Reglement is het mogelijk dat er nadere reglementen worden opgesteld voor commissies, stichtingen en/of andere zaken die binnen de organisatie van Helix vallen. Deze reglementen worden vastgesteld na goedkeuring van het bestuur.
Nadat het bestuur goedkeuring heeft verleend aan een dergelijk reglement is zij gebonden aan de bepalingen hiervan. Het reglement kan gewijzigd worden volgens de daartoe opgestelde bepaling in het betreffende reglement of door de algemene vergadering. Indien een bepaling tot wijziging ontbreekt is het bestuur vrij om wijzigingen aan te brengen.
APPENDIX
Meerderheid van stemmen houdt in, dat het aantal ja-stemmers groter moet zijn dan het aantal nee-stemmers. Bij een twee/derde meerderheid geldt, dat het aantal ja-stemmers groter moet zijn dan twee maal het aantal nee-stemmers.
Overal waar in dit Huishoudelijk Reglement de mannelijke vorm gebruikt wordt kan, indien dit gewenst is, tevens de vrouwelijke vorm gelezen worden.
Overal waar in dit Huishoudelijk Reglement een functie omschreven staat kan ook de desbetreffende plaatsvervanger gelezen worden.
RICHTLIJNEN VOOR HET BESTUUR DER NWSV HELIX
Het bestuur draagt zorg voor strikte naleving van de Statuten en dit Huishoudelijk Reglement.
Het bestuur stelt een jaarverslag op.
Het bestuur vergadert zo dikwijls als zij dit nodig acht.
Van de bestuursvergaderingen worden notulen gemaakt.
Het bestuur neemt een besluit bij volstrekte meerderheid van stemmen. Wanneer de stemmen staken beslist de voorzitter die op dat moment de vergadering leidt.
Indien een bestuurslid uit naam van de vereniging een rechtshandeling van boven de €50,- (vijftig euro) wil verrichten, moet daarvoor toestemming verleend zijn door het bestuur. Uitgaven beneden de €50,- (vijftig euro) mogen geschieden met goedkeuring van de penningmeester.
Het bestuur is te allen tijde bevoegd haar interne taakverdeling te wijzigen, onder gehoudendheid dit aan de leden kenbaar te maken.
De voorzitter convoceert en leidt de bestuurvergaderingen. Bij diens afwezigheid neemt zijn vervanger deze functie waar. Zijn noch de voorzitter, noch zijn vervanger aanwezig, dan voorziet het bestuur zelf in deze functie.
Bij vertegenwoordiging van de vereniging door het bestuur wordt het woord gevoerd door de voorzitter, of, indien deze afwezig is, door zijn vervanger. Indien ook zijn vervanger afwezig is, wordt één van de overige bestuursleden aangewezen.
De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, houdt de notulen van de algemene vergaderingen, van de bestuursvergaderingen en de overige bijeenkomsten, waar hij als secretaris van de vereniging optreedt, bij. De secretaris convoceert namens het bestuur der NWSV Helix de algemene vergaderingen.
De penningmeester onderhoudt namens het bestuur der NWSV Helix een boekhouding, waarin de inkomsten en uitgaven van de vereniging nauwkeurig worden vermeld. Hij brengt op de jaarvergadering een financieel jaarverslag uit over het afgelopen verenigingsjaar.
Het bestuur der NWSV Helix onderhoudt het archief en zorgt ervoor dat dit up-to-date blijft.
Het bestuur maakt twee weken voor een algemene vergadering een concept agenda inzichtelijk.
RICHTLIJNEN VOOR COMMISSIES DER NWSV HELIX
Een commissie is een verband van leden dat taken uitvoert in naam van de vereniging.
Op voorstel van ieder lid kan een commissie opgericht worden, mits de algemene vergadering daartoe haar goedkeuring verleent.
Indien commissieleden uitgaven doen voor de commissie dient de commissie hiervoor toestemming te vragen aan de penningmeester van het bestuur. De commissieleden kunnen het uitgegeven geld vergoed krijgen, mits zijn een bonnetje inleveren bij de penningmeester van het bestuur.
Voor een activiteit moet de commissie een begroting opstellen.
Na een activiteit moet de commissie een afrekening maken.
Elke commissie heeft zijn eigen contactpersoon in het bestuur. De commissie draagt ervoor zorg dat deze contactpersoon op de hoogte blijft van het functioneren van de commissie.
Binnen iedere commissie zijn alle commissieleden verantwoordelijk voor het werk van de commissie.
Voor commissievergaderingen kan gebruik gemaakt worden van de Helixkamer(s) op door het bestuur vastgestelde tijdsstippen. Men dient zich aan de opgestelde regels te houden.
Als het bestuur het in een bepaalde kwestie niet eens is met een commissie, dan heeft het bestuur in deze kwestie het laatste woord, omdat zij eindverantwoordelijk is.
Het bestuur besluit hoeveel functies een commissie bevat. Bij een groter aantal kandidaten dan functies wordt er gestemd over de kandidaten tijdens de algemene vergadering.
RICHTLIJNEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE HELIXKAMER(S)
Het moet voor bestuursleden te allen tijde mogelijk zijn om de Helixkamer(s) binnen te treden.
Een bestuurslid mag tijdens een commissievergadering de kamer(s) binnengaan en zijn taken daar verrichten. Het bestuurslid mag zich niet ongevraagd mengen in de discussies. Tijdens bestuursvergaderingen mogen uitsluitend bestuursleden aanwezig zijn, tenzij door het bestuur anders besloten wordt.
Leden mogen gebruik maken van de telefoon in de kamer(s), mits dit voor verenigingsdoeleinden is.
Tijdens aanwezigheid in de Helixkamer(s) kan gebruik gemaakt worden van de aanwezige consumpties, mits hiervoor betaald wordt.
Kopieën mogen gemaakt worden, mits dit voor verenigingsdoeleinden is.
Leden kunnen voor verenigingsdoeleinden gebruik maken van de aanwezige computers.
De kamer(s) dienen opgeruimd achter te worden gelaten en servies dient afgewassen te zijn.
Commissiemappen dienen, met volledige inhoud, in de Helixkamer(s) gelaten te worden.
Leden mogen geen bezittingen van de Helixkamer(s) ontvreemden. Indien schade wordt aangebracht in de Helixkamer(s) worden de desbetreffende leden verantwoordelijk gesteld en dienen zij de kosten te betalen.
RICHTLIJNEN VOOR DISPUTEN BINNEN DE NWSV HELIX
Een dispuut is een verband van leden dat primair activiteiten organiseert voor de leden van het dispuut.
Op voorstel van ieder lid van de vereniging kan een dispuut opgericht worden, mits de algemene vergadering daartoe haar goedkeuring verleent.
De leden van een dispuut mogen zelf bepalen wie toe kunnen treden tot het dispuut.
Een dispuut behoort het bestuur op de hoogte te houden van haar activiteiten.
Disputen mogen met toestemming van het bestuur gebruik maken van alle faciliteiten die Helix te bieden heeft. Bij gebruik van deze faciliteiten hebben bestuur en commissies echter altijd voorrang.
Een dispuut is financieel onafhankelijk van de vereniging. Echter, een dispuut kan na toestemming van het bestuur financiële steun krijgen voor de organisatie van een bepaalde activiteit. In dit geval zijn de leden van het dispuut persoonlijk aansprakelijk voor een financieel tekort.
